IQUII
IQUII Srl è la Digital Consulting Company che guida le imprese operanti nei settori sport, finance, retail, nel percorso di trasformazione digitale offrendo una vasta gamma di servizi e soluzioni strategiche, tecnologiche e creative.
Il ritorno a lavoro in ufficio post lockdown, dopo il decreto aperture 26 aprile, è un processo concretamente avviato e la domanda alla quale dipendenti e datori di lavoro stanno cercando una risposta è la seguente: come tornare in ufficio in sicurezza?
Il processo di digitalizzazione delle aziende e il relativo cambiamento di modello organizzativo, iniziati già negli ultimi anni, hanno subito un’accelerazione esponenziale a partire dal 9 marzo 2020, data in cui il Governo ha stabilito il lockdown come misura di contrasto alla diffusione del Covid-19. Questo evento è stato il maggior acceleratore alla digitalizzazione che la storia abbia mai conosciuto, cambiando drasticamente le dinamiche della quotidianità sociale dei cittadini di tutto il Pianeta. Anche il mondo del lavoro ha subito cambiamenti radicali, costringendo la macchina lavorativa allo smart working e alla definizione di nuovi processi aziendali; modalità che saranno parte integrante della cultura lavorativa anche dopo la pandemia.
Il modello di lavoro che si sta delineando non avrà confini e vincoli fisici legati alla classica sede lavorativa che, come concepita pre-covid, non esiste più e ricopre ora la funzione di supporto all’attività lavorativa, trasformando il concetto di presenza fisica in gestione più autonoma e mirata al raggiungimento degli obiettivi, ridisegnando così i rapporti aziendali e trovando l’unità di misura del successo nel risultato invece che nel tempo lavorato.
Inevitabilmente, un evento di questa dimensione – ancora in corso – ha costretto le aziende a ridisegnare il rapporto tra dipendenti e ufficio, obbligate a far fronte alle innumerevoli misure di sicurezza per garantire ai propri dipendenti un ritorno sicuro in ufficio. Il lavoro si è basato principalmente su tre aree:
Soprattutto per aziende medio-grandi, la coordinazione delle risorse è risultato essere uno dei principali fattori di difficoltà nell’organizzazione del modello lavorativo smart, spesso a causa della replica di un’organizzazione fisica declinata sul remoto con l’ausilio del digitale. Le aziende hanno dovuto scrivere regolamenti e protocolli per l’accesso alle sedi fisiche, modus operandi e rapporto con le risorse umane trovando nuove soluzioni per comprendere e soddisfare le necessità dei dipendenti. A queste necessità, si aggiunge quella di monitorare i flussi di persone in entrata e in uscita da un ufficio totalmente riorganizzato.
La nuova normalità lavorativa che stiamo vivendo è un ibrido tra lavoro in presenza e smart working, considerando che il lavoro in ufficio avrà bisogno di integrare logiche organizzative che includano la partecipazione attiva dei membri del team che lavoreranno da casa. L’ufficio diventa sempre più workspace, ridisegnando gli spazi secondo le misure anti Covid-19, e rendendolo un punto di riferimento per riunioni che prevedono la presenza fisica.
L’ufficio quindi si evolve da luogo unico del lavoro a luogo a supporto al lavoro.
Secondo uno studio presentato su il Sole 24 Ore, l’ufficio come luogo evolverà la sua destinazione d’uso, riducendo le postazioni singole e incrementando le postazioni per il lavoro collaborativo, senza necessariamente ridurre le dimensioni degli spazi.
La maggior parte delle aziende infatti, prevede una riorganizzazione degli spazi, puntando principalmente sull’impostazione di nuove regole per il suo utilizzo.
Tuttavia, sarà fondamentale l’utilizzo che le risorse faranno di questi nuovi spazi, per riproporre quelle conversazioni casuali che vengono prima e dopo una riunione o semplicemente camminando nel corridoio o incontrando persone che altrimenti si potrebbero non conoscere mai al lavoro, se non durante un caffè. Dopo il Covid-19, sarà altresì importante creare blocchi temporali, online o di persona, per le connessioni casuali che sono fondamentali per lo sviluppo della cultura del team.
Questo tema coinvolge sia il primo che il secondo aspetto analizzati e assume fondamentale importanza per ogni modello aziendale che voglia svincolarsi dalla sede fisica, proseguendo così il cambiamento dell’organizzazione lavorativa imposto dalla pandemia.
In relazione alla gestione delle risorse umane, è di capitale importanza avere tool che garantiscano l’amministrazione e l’organizzazione di progetti, supportando i membri dei team coinvolti nella rapidità di comunicazione e condivisione di file e informazioni.
D’altra parte, rispetto all’utilizzo degli uffici, la tecnologia sarà di supporto all’organizzazione capillare dei flussi di ingresso e uscita dei dipendenti dalla sede fisica, monitorando anche eventuali casi di contagio attraverso sensori di prossimità; sistema che garantisce anche il mantenimento del social distancing tra dipendenti offrendo supporto nel garantire la sicurezza negli uffici. Il tutto è supportato dall’integrazione di wearables e piattaforme web per avere un’overview e interagire direttamente coi dati riportati, laddove necessario.
Quello in cui IQUII ha sempre creduto, e che è parte integrante del Forward Thinking, è la capacità di adattamento ai cambiamenti, nonché l’abilità nell’anticipare i trend e vedere delle opportunità anche nei momenti di crisi.
Da marzo 2020, quando le dinamiche lavorative adottate fino a quel momento hanno richiesto un brusco cambiamento, l’azienda ha saputo trasformare rapidamente una potenziale situazione di crisi nell’opportunità di offrire ai dipendenti un nuovo modello aziendale che non solo azzerasse le minacce del Covid-19, ma mettesse un piede nel futuro prevedendo modalità lavorative blended che vadano incontro alle sempre più rapide richieste di mercato salvaguardando al tempo stesso il benessere dei dipendenti.
Il nuovo modello di azienda – accelerato dalla pandemia – richiede un solido supporto tecnologico e la necessità di attuare, anche in questo campo, la trasformazione digitale aziendale per non rimanere vincolati a modelli obsoleti.
Per garantire il corretto funzionamento dei processi lavorativi nel lavoro del futuro, IQUII si è affidata alla tecnologia per governare tre aree differenti.
L’azienda ha sviluppato un’app di prenotazione delle postazioni lavorative (desk) per scongiurare gli assembramenti in ufficio, posizionando i desk a distanza di sicurezza, imposta dalle misure di sicurezza sanitarie richieste dal Governo. A implementare questa tecnologia, la piattaforma si avvale di app per i dipendenti e dispositivi wearable per gli ospiti, in modo da monitorare gli spostamenti all’interno delle sedi aziendali, creando un sistema di accoglienza win-win che minimizza i rischi e aiuta le persone a rispettare le indicazioni. Questo sistema consente inoltre di creare un database per tracciare i dati di affluenza in entrata e uscita ed essere pronti nella ricostruzione di potenziali contagi.
La necessità di creare un ambiente di collaborazione e sinergia anche da remoto ha portato l’azienda alla creazione di diverse soluzioni organizzative che supportino la comunicazione interna riuscendo a promuovere un’atmosfera serena e collaborativa. A questo scopo si è attivato un programma di standup meeting quotidiani e checkpoint personali individuali con sessioni di brainstorming di team. Questo approccio, che è allo stesso tempo operativo e culturale, è stato fissato in uno smart working playbook che consente anche alle nuove risorse di entrare rapidamente in queste dinamiche.
La digitalizzazione delle risorse umane è il cambiamento più significativo che interessa le organizzazioni e sta avendo una crescita esponenziale nel corso degli anni e IQUII ha utilizzato nuovi metodi e procedure per stare al passo con la rapida modernizzazione della forza lavoro, creando processi basati su una relazione prettamente digitale.
Il supporto di applicazioni ha semplificato i processi delle risorse umane per i dipendenti e cambia il modo in cui i dipendenti interagiscono con l’organizzazione. Le app aiutano i dipendenti per gestire presenze, documentazione fiscale e richieste di permessi; questo è un ottimo “Employee Self-Service” che sta supportando i processi di HR di IQUII.
In pochi mesi, la crisi del COVID-19 ha accelerato anni di cambiamento nel modo in cui le aziende di tutti i settori e regioni fanno affari. Le aziende hanno accelerato la digitalizzazione delle interazioni con i clienti e delle loro operazioni interne di tre o quattro anni, stando ai dati riportati da McKinsey. IQUII ha promosso soluzioni per soddisfare molte delle nuove richieste del mercato, molto più rapidamente di quanto ritenuto possibile prima della crisi. Per rimanere competitivi in questo nuovo contesto economico e commerciale si sono rese necessarie nuove strategie e pratiche. La nostra soluzione suggerisce un mix di tecnologia, processi e rapporti umani che vanno a integrarsi a livello capillare nel contesto che si è formato a seguito degli effetti del Covid-19 sul mondo del lavoro.
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